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6 Möglichkeiten, um seine digitalen Arbeitsmaterialien richtig zu organisieren – Teil 4: Arbeiten mit Evernote

Sicherlich kennen Sie auch diese unheimlich praktischen Klebezettel. Meist in der Farbe gelb und eigentlich ganz sinnvoll. Mit einem Klebezettel fängt es an und ehe man sich versieht, ist der gesamte Arbeitsplatz einschließlich die Zimmertapete mit den gelben Klebezettel tapeziert. Verstehen Sie mich nicht falsch. Zum gegebenen Zweck sind diese Teile wirklich nützlich, aber zum Sammeln, Ordnen und Finden von (vielen) Notizen gänzlich unpraktikabel. Da gibt es Besseres. Besonders um seine digitalen Arbeitsmaterialien richtig zu organisieren. Dieser Artikel ist Teil der Serie: 6 Möglichkeiten, um seine digitalen Arbeitsmaterialien richtig zu organisieren. Im ersten Teil der Serie konnten Sie den RSS kennenlernen und erfahren, wie dieser Ihnen im effektiven Umgang mit Ihren Arbeitsmaterialien helfen kann. Im zweiten Teil konnten Sie lernen, wie Sie Webseiten verschiedener Browser abspeichern und erhielten 3 nützliche Tipps, wie Sie Ihre Dateien perfekt digital organisieren. Der dritte Teil stellte Ihnen den Mikroblogging-Dienst Twitter vor und zeigte, wie Ihnen dieser bei der Organisation Ihrer digitalen Materialien helfen kann. Im heutigen vierten Teil möchte ich Ihnen gern Evernote als ein sehr praktisches Handwerkszeug zum Sammeln, Ordnen und Finden von digitalen Notizen vorstellen. Gespannt? Na dann los geht´s!Was ist Evernote?

Evernote ist eine mächtige Software- und Webanwendung zum Sammeln, Finden und Organisieren von Notizen und anderen digitalen Daten und Arbeitsmaterialien. Evernote läuft im Browser und wird dort auch von einer Chrome-Erweiterung oder einem Firefox-Addin unterstützt. Besonders praktisch für unterwegs ist, dass die Anwendung auch als App für Android, Windows Phone und iOS zur Verfügung steht. Kurzum ist Evernote ein praktisches plattformübergreifendes digitales Notizbuch, welches in der Lage ist, verschiedene Formate abzuspeichern und diese dann dem Anwender in verschiedenen Sortierungen zur Verfügung stellt. Evernote gibt es in drei Varianten. Zum einem die kostenfreie Basisvariante. Eine Stufe höher steht dann für 19,99€/ Jahr die Plusvariante. Hier hat der Anwender höhere monatliche Uploads, mehr Zugriffe und Optionen. Bei der Premiumvariante bekommt man für 39,99€/ Jahr alle Features, die Evernote so anzubieten hat.

Was kann Evernote?

  • Evernote können Sie auf verschiedensten Plattformen verwenden
    • Meint, dass die Anwendung auf allen Endgeräten (Handy, Laptop, Computer…) mit unterschiedlichsten Betriebssystemen läuft. Und ich finde das Beste daran ist, dass sich all diese Geräte miteinander synchronisieren können. Sehr praktisch, wenn man mit unterschiedlichen Geräten und Betriebssystemen arbeitet oder einen Betriebssystemwechsel vornimmt. Das heißt auch, es gibt nur einen Evernote-Account und somit ist das ganze auch recht anwenderfreundlich #thumbsUp.
  • Evernote hat eine intuitive Handhabe
  • Sie können praktische ToDo-Listen anlegen
    • Evernote kann Ihre Tages-, Wochen- und Monatsplanung mittels Checklisten organisieren. Das ist übersichtlicher als gelbe Klebezettel und durch das Abhaken können Sie sicher sein, dass Sie nichts vergessen. Außerdem ist es möglich Erinnerungsfunktionen einzustellen.
  • Recherche- und Ideenmaterial kann ganz einfach abgespeichert und wiedergefunden werden
    • Egal ob über eine schnell eingesprochene Sprachnotiz oder das abspeichern einer Website – durch das markieren mit Schlagwörtern oder mit der Suchfunktion werden Notizen schnell und sicher wiedergefunden.
  • Evernote kann zu effektiver Zusammenarbeit beitragen
    • Bestimmte Notizen sind manchmal nicht nur für mich vorgesehen, sondern auch für meine Kollegen. Um das ewige Hin- und Herschicken von Mails zu vermeiden, kann in Evernote ganz einfach der Zugriff auf die Notizen verändert werden. So werden Zugriffe für bestimmte Personen erlaubt oder auch nicht. Wirklich parktisch!
  • Sie haben eine große Notizvielfalt
    • Vom klassischen Eintippen einer Notiz, über Fotos, Videos, Audionachrichten oder Scan (es gibt noch viele weitere Möglichkeiten) ist alles möglich. Mit einem Zusatzprogramm können sogar handschriftliche Notizen abgespeichert werden.
  • Evernote hat viele sinnvolle Apps
    • Manko ist, dass nicht alle Betriebssysteme alle Apps haben. Aber das kennen Sie sicher schon von anderen Anbietern. Da wären, jedoch nur fürs iPad, die App Penultimate. Diese App ist wie eben schon erwähnt ein Zusatzprogramm für handschriftliche Notizen. Der Web Clipper kopiert Ihnen Teile einer Website oder bei Bedarf die ganze Website. Der Import zu Evernote verläuft automatisch. Eine weitere tolle App ist Skitch. Skitch ist ein Screencast-Programm (im Gegensatz zum bekannten Screenshot , nimmt der Screencast eine ganze Folge von Bildern auf). Diese Bilder können dann mit Kommentaren, Formen, Skizzen oder Pfeilen ergänzt werden. Seit diesem Januar aber leider nur noch für Mac, iPhone, iPad und iPod touch verfügbar ???? .
  • Es können Mails importiert und exportiert werden
    • So wird die Zusammenarbeit im Team oder auch das Sammeln Ihrer Notizen deutlich effektiver. Kein Copy Paste mehr oder ungleiche Formate. Mit einer entsprechenden Verschlagwortung und dem Angeben des Notizbuches geht auch das zu- und einordnen sehr schnell. Natürlich können so auch ganz einfach Notizen aus dem Evernotenotizbuch via Mail exportiert werden.
  • Papierkram kann reduziert werden
    • Alles was Sie in Papierform vorliegen haben und Ihnen unnötig Platz wegnimmt, können Sie einscannen und in Evernote ablegen. Dafür eignet sich natürlich besonders ein Duplexdruck-Scanner. Der scannt zugleich vorn und hinten, ohne, dass Sie das Papier umdrehen müssen.
  • Teilen auf vielen Kanälen
    • Ausgewählte Notizen und Dateien können auf sämtlichen Social-Media Plattformen geteilt  werden.
  • Und Evernote kann noch vieles mehr und ist zudem gratis oder auch auf das Jahr gesehen recht günstig.

Und hier kommt das Fazit

Mit Evernote können Sie ganz praktisch Ihre Notizen digital erfassen und verwalten. Mit diesem Handwerkszeug ergeben sich so einige Vorteile:

  • Mit Evernote können Sie Ihre Notizen schnell durchsuchen.
  • Wenn Sie generell das Handy, den Laptop oder auch das Tablet unterwegs dabei haben, dann können Sie dauerhaften auf Ihre Notizen zugreifen.
  • Manchmal verschwinden durch unsichtbare Hand meine gelben Klebezettel. Geht das Ihnen auch so??? Bei Evernote können Sie diese Notizen (sehr empfehlenswert) in Ihrem Backup sichern.
  • Notizen können von einem in ein anderes Programm kopiert werden.
  • An die Notizen können Sie andere Dokumente hängen.
  • Evernote funktioniert auf sämtlichen Endgeräten.
  • Teilen, teilen, teilen…
  • Es ist ein Offline-Zugriff auf die Notizen möglich (wirklich seeehr praktisch).
  • Die Sache mit dem Mailimport, aber auch der Abspeicherung von Webseiten oder die praktischen Apps sind auch nicht zu verachten.

Und jetzt fragen Sie sich bestimmt, warum nicht alle mit Evernote arbeiten wollen?

  • Die Stabilität und Zuverlässigkeit beim Teilen von Notizen scheint nicht immer gegeben. Mir ist das persönlich noch nicht passiert. Aber aus Anwenderberichten sind durchaus schon Daten verloren gegangen, wenn an den Notizen angehängte Dateien waren.
  • Manche könnten die Bedienung und auch das Design als Beleidigung empfinden.
  • Evernote ist sehr breit aufgestellt. Wie gesagt – ein määäächtiges Tool. Wünschenswert wäre eine Ausreifung der bisherigen Funktionen. Beispielsweise ist es auf einem Tablet recht schwierig, bei der To-Do Funktion ein Kästchen abzuhaken (zack, hab ich das Haar in der Suppe gefunden ???? ).
  • Sie und Ihre Notizen werden damit digital – das ist wirklich praktisch, aber nicht jedermanns Sache.

Alles in allem ist Evernote meiner Meinung nach ein wirklich gutes Programm, um sich und seine Arbeitsmaterialien digital zu organisieren. Mit einem entsprechendem Backup braucht sich auch keiner mehr über den Datenverlust große Gedanken zu machen.

Haben Sie Erfahrungen mit Evernote? Wenn ja, welche? Warum nutzen Sie Evernote oder warum nicht? Lassen Sie es uns doch in den Kommentaren wissen.

Dieser Artikel enthält weder Werbung noch Produktplatzierung und entspricht ausschließlich der Meinung des Autors.

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