Wie Sie wichtiges Einarbeitungswissen identifizieren und finden

Wissen Sie, welches Wissen Ihres ausscheidenden Mitarbeiters unternehmenskritisch ist? Welches zwingend auf den Nachfolger transferiert werden sollte? Klar, Sie kennen Ihren Mitarbeiter. Wissen um seine Aufgabenbereiche. Aber wissen Sie auch was, wie, wann, wo und warum er etwas tut? Oder was Ihn und seinen Erfolg ausmacht? Natürlich nicht. Schließlich können Sie nicht die Aufgaben eines jeden Mitarbeiters bis ins Detail kennen. Aber der Nachfolger sollte das schon! Warum? Weil Sie sonst Zeit und Geld verlieren, welches durchaus in andere Bereiche investiert werden könnte. Willkommen im dritten Teil der Reihe „Einarbeiten und Wissen“.

Das Wissen Ihrer Mitarbeiter fließt auf verschiedene Art und Weise. Das ist ja das Schwierige bei einer Nachfolgeplanung oder Einarbeit. Die zunehmende Digitalisierung vervielfältig diese Art und Weise nochmal. So sind es nicht nur die Gespräche zwischen den Mitarbeitern in protokollierten Meetings, sondern auch die im Flurfunk, der Mittagspause, Chats, Mails, Telefonate…Die meisten Unternehmen haben keine klare Struktur, um diese oft sehr wertvollen Informationen für die Zukunft festzuhalten. Wenn überhaupt wird eine knappe Notiz erstellt oder ein Post-it geklebt. Aber es gibt weder einen standardisierten Prozess, noch einen zentralen Ort der Ablage. Und jetzt stellen Sie sich einmal vor, Ihr langjähriger Mitarbeiter verlässt nun das Unternehmen. Seine Arbeit war gut, alles lief reibungslos. Nun soll die Nachfolge eingearbeitet werden. Aber sein Wissen ist weg! Das stellt für viele Unternehmen im Klein- und Mittelstand ein riesengroßes Problem dar.

Aber sein Wissen ist weg!

Nun kommen viele Firmen zu Recht auf die Idee, Sie bräuchten doch eine Software, welche dieses Problem löst. Der Softwareberater ist schnell eingekauft und dieser wiederum hat schnell ein vermeintlich geeignetes Softwaresystem. Leider viel zu häufig ohne konkrete Handlungsempfehlung, zu umständlich und komplex. Was dann meistens folgt ist typisch. Die Mitarbeiter werden rasch informiert, dass es nun ein neues Softwaresystem gibt, mit dem jetzt bitte alle arbeiten sollen. Wenn die Mitarbeiter Glück haben, gibts einen Tag Schulung für dieses System. Und dann soll es auch schon los gehen. Aber leider werden die wenigsten Mitarbeiter damit arbeiten. Warum? „Hat doch vorher alles gut geklappt.“ „Keine Zeit neben dem Tagesgeschäft sich in ein neues System einzuarbeiten.“ „Und warum bitte soll ich mein wertvolles Wissen teilen? Damit bin ich doch ersetzbar?“ Das System war teuer. Der Erfolg bleibt aus.

Die Führungskräfte müssen es schaffen, ein Bewusstsein für Wissenssicherung zu schaffen!

Wann würden Sie eigentlich Ihr beruflich Wichtigstes, Ihr Wissen, teilen und für Ihr Unternehmen sichern lassen? Wenn Sie sich wohl fühlen. Wenn das was Sie tun, für Sie Sinn ergibt. Wenn Sie sich von Ihrem Unternehmen unterstützt fühlen. Sich entwickeln dürfen. Mitmachen dürfen. Wenn die anderen auch teilen. Es ist ein neues Bewusstsein, welches immer mehr Einzug in Unternehmen halten wird. Also stellen Sie sich nochmal die Frage: Würden Sie heute Ihr Wissen in Ihrem Unternehmen problemlos teilen?

Würden Sie heute Ihr Wissen mit Ihrem Team teilen?

Ja, es ist ein Aufwand. Natürlich. Aber lassen Sie sich davon nicht abschrecken. Der Einsatz lohnt sich. Und schnell werden Sie wertvolle Zeit sparen und im Wettbewerb einen entscheidenden Vorteil haben: Sie und Ihre Mitarbeiter müssen nicht zweimal das gleiche Problem lösen. Oder im Sinne des Onboardings: Ihr neuer Mitarbeiter wird schnell dort weitermachen können, wo der andere aufgehört hat. Ziel für eine Führungskraft muss es sein, sich gegen jeglichen Abgang von Wissen zu schützen. Sei es durch Vergessen oder durch Mitarbeiterverlust. Dabei ist eine geeignete Software das eine. Sie kann viel zur Arbeitserleichterung beitragen. Aber ein entsprechender Workflow ist wichtiger.

Sie brauchen einen entsprechenden Workflow und etwas Zeit.

Und Sie brauchen eine funktionierende Wissensdatenbank. Wissensdatenbank klingt verdammt alt. Ist es irgendwie auch. Aber gestern wie heute trifft der Begriff zu. Eine Sammelstelle für Ihr Wissen. Früher gab es viele, viele Ordner, in welchen das Wissen bewahrt und (bestenfalls) angepasst wurde. Heute sind die Unternehmen digitaler geworden. Nur noch wenige Firmen haben „Aktenordner“ irgendwo rumstehen. Damit ist vieles jedoch nicht besser geworden. Das digitale Arbeiten erlaubt uns zunächst erstmal nur noch mehr Informationen zu erhalten und dann irgendwie für die Zukunft (nicht sinnvoll) abzuspeichern. Viele Mitarbeiter haben Ihre Ordner nicht mehr im Schrank, aber dafür nun auf dem Desktop. Das ist ein Problem, denn nur ein einziger Mitarbeiter hat darauf Zugriff. Damit ist dem Unternehmen im Gesamten nicht geholfen. Eine funktionierende Wissensdatenbank muss einem Standard folgen und kontinuierlich aktualisiert werden. Und es muss einen zentralen Ablageort zugänglich für alle Mitarbeiter geben.

Es muss einen festgelegten und zugänglichen Ablageort geben!

Sind die Dokumente dann doch auf einen Server und für alle zugänglich abgespeichert, gibt es häufig keine standardisierte Struktur. Ein heilloses Durcheinander mit viel trägem Wissen. So suchen die Mitarbeiter lieber über Google eine eigene Lösung, als die Lösung irgendwo auf dem Server rauszufinden. Sehen Sie das auch? Das kostet Sie unglaublich viel Zeit! Und genau das muss sich ändern. Mit einer ganz einfachen standartisierten Struktur:

  • Zunächst braucht jedes Dokument einen eigenen Titel
  • Zusätzlich ist der Name und die Kontaktmöglichkeit des Verfassers zu vermerken. Er ist nun Ansprechpartner.
  • Weiterhin gibt es ein Datum und eine einmalige Dokumentennummer.

Achten Sie zunächst darauf, welche Dokumente von Ihren Mitarbeitern am häufigsten genutzt werden. Und genau dort fangen Sie an! So werden Ihre Mitarbeiter nicht mehr mit Routinefragen aufgehalten, denn die Antworten befinden sich bereits in der Wissensdatenbank.

Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter immer mit!

Und das Wichtigste dabei ist, dass Ihre Mitarbeiter mitmachen. Sonst stehen Sie in einem halben Jahr genau wieder dort, wo Sie sich jetzt befinden. Das Sichern und Pflegen des Einarbeitungswissen (all Ihr Wissen im Team ist Einarbeitungswissen) muss kontinuierlich geschehen. Das schaffen Sie nicht allein. Ihre Mitarbeiter müssen verstehen, dass das ein Teil Ihrer täglichen Arbeit sein sollte. Und Ihre Mitarbeiter müssen darin auch einen ganz konkreten Benefit für sich selbst erkennen. Der Umgang mit Wissen in einem Unternehmen ist damit nicht nur ein standartisierter Prozess. Vielmehr ist der nachhaltige Umgang mit dieser wertvollen Ressource eine innere Haltung. Die besonders die Führungskräfte vorleben müssen!

Der nachhaltige Umgang mit Wissen ist eine innere Haltung. Ein Kulturgedanke!

Mit dem Einarbeiten oder auch Sichern von Wissen ist das so eine Sache. Jeder weiß eigentlich, dass es wichtig ist. Dass es zur Wettbewerbsfähigkeit und Marktbeständigkeit beiträgt. Und dennoch scheint kein Geld und keine Zeit da zu sein.

Wissen ist die Ressource der Zukunft. Und Wissen verändert sich ständig. Entwickelt sich. Schneller und schneller. Wer sich heute keine Gedanken um eine zukunftstragende Wissensstrategie macht, der wird bald nicht mehr wettbewerbsfähig sein. Dem zieht die Konkurrenz davon.

Verlässt eine Schlüsselperson Ihr Unternehmen, nimmt sie all ihr Wissen mit. Und haben Sie dann nichts in Richtung Wissenssicherung getan, hat die Konkurrenz unternehmensentscheidende Vorteile. Ihren Experten als Person und sein und Ihr verlorenes Wissen. Also ran an das träge Wissen! Tun Sie was und fangen Sie am besten gleich an.

 

 

 

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