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Im ersten Teil der Serie „6 Möglichkeiten, um seine digitalen Arbeitsmaterialien richtig zu organisieren“ ging es um den RSS-Feed. Es wurde besprochen, was überhaupt RSS ist, wie man den Feed abonniert und welche Vorteile das ganze mit sich bringt.

Im zweiten Teil erfahren Sie, wie nun die entsprechenden Informationen, die beispielsweise über den RSS gefunden wurden,auch gespeichert und sinnvoll abgelegt werden können. Und diese Situation kennt doch jeder. Sie lesen einen Artikel auf einer Webseite und möchten diesen auch gern „behalten“. Ausdrucken nimmt Platz weg, vergeudet unnötig Papier und Druckerfarbe. Was also tun???

Was also tun mit dem tollen Artikel auf der Webseite?

1. Merken? Könnte mit zunehmender Fülle irgendwann schwer werden. Klar, man spart sich das Gehirnjogging, aber wollen Sie sich das wirklich antun? Ich nicht ???? !
2. Abschreiben? Man weiß zwar, dass sich durchs Abschreiben viel gemerkt wird, aber da wären wir wieder bei Punkt 1. Und darum kommen wir lieber schnell zu Punkt 3.
3. Legen Sie sich die Webseite in einem ansprechendem Format sinnvoll auf Ihrem Computer oder Ihrer Festplatte oder in der Cloud (wo auch immer) ab.

Und wie soll das gehen?

1. Firefox: Webseite als PDF speichern

• Klicken Sie auf das Firefoxmenü rechts oben.
• Wählen Sie „Add-ons“ aus.
• Suchen Sie anschließend in der Suchleiste nach „PDF“.
• Klicken Sie in der Liste auf „Save as PDF“.
• Dann klicken Sie aif „Installieren“
• Im Firefoxbrowser erscheint nun links oben neben der Adresszeile ein neues Symbol (sieht aus wie ein Säulendiagramm).
• In einem neuem Fenster entscheiden Sie, wo Sie das PDF speichern möchten oder ob Sie das PDF nur öffnen möchten.
• Wenn Sie Ihren Download nicht gleich finden, klicken Sie im Firefoxbrowser rechts oben auf den Pfeil. Dort finden Sie Ihre letzten Downloads.

2. Internet Explorer: Webseite als PDF speichern

• Klicken Sie im Internet Explorer auf das kleine Zahnrad rechts oben.
• Dort wiederum klicken Sie auf „Drucken“ und anschließend im neuem Fenster wieder auf „Drucken“.
• Wählen Sie nun „Microsoft XPS Document Writer“.
• Im nächsten Step geben Sie einen Dateinamen mit der Erweiterung „.xps“ an. Die Seite wird nun virtuell gedruckt.
• Die gespeicherte Webseite können Sie mit dem Befehl „Strg-O“ im Explorer aufrufen.

3. Safari: Webseite als PDF speichern

• Nachdem Sie im Safaribrowser die besagt tolle Webseite geöffnet haben, klicken Sie auf „Ablage“ oben.
• Wählen Sie anschließend „Als PDF exportieren“ aus.
• Im neuen Fenster können Sie nun den Namen der Datei sowie den Speicherort angeben.
• Danach klicken Sie nur noch auf „Sichern“.

4. Google Chrome: Webseite als PDF speichern

• Öffnen Sie den Google Chrome Browser und gehen Sie zu der abzuspeichernden Webseite.
• Klicken Sie auf die Menüeinstellungen oben rechts (das Symbol besteht aus 3 horizontalen Balken).
• Klicken Sie nun auf „Drucken“ und ein neues Fenster mit Druckoptionen erscheint.
• Im Abschnitt „Ziel“ klicken Sie auf „Ändern“. Wieder erscheint ein neues Fenster.
• Anschließend klicken Sie auf den Abschnitt „Lokale Ziele“  und dann „Als PDF speichern“. Anschließend nur noch „Speichern“ klicken.
• In dem neuem Fenster können Sie nun entscheiden, wo die Datei hingespeichert werden soll. Abschließend klicken Sie nun nochmals auf „Speichern“.

Und jetzt noch 3 Schnell-Tipps, wie Sie Ihre Dateien perfekt organisieren:

Sie brauchen EIN Namensschema für Dateien!

Ich benutze zum Beispiel „Jahr-Monat-Tag-Kurznotiz“. Dabei ist das Datum das Dokumentendatum und das Jahr steht bei mir an erster Stelle. Die Art der Trennungszeichen spielt keine Rolle. Hauptsache ist, dass Sie immer das gleiche Zeichen benutzen! Bei der Kurznotiz können Sie auch mit Abkürzungen arbeiten. Ich bevorzuge jedoch das Ausschreiben.

Beispiel: 2016_01_05 Rechnung Hoster

Sie brauchen EINE Ordnerstruktur!

Bei wenig Dateien können Sie sich gut auf die Suchfunktion im Betriebssystem verlassen. Die wenigen Dateibezeichnungen haben Sie im Kopf und so geht es mittels der Suchfunktion am schnellsten (bei der Suchfunktion muss man immer wissen, nach was man sucht). Es gibt auch spezielle Programme, wie unter anderem DEVONthink, Mariner Software Paperless oder Papers. Mittels dieser Programme können Sie die Dokumente unter anderem verwalten und verschlagworten. Ich persönlich nutze jedoch mittlerweile lieber wieder Ordner, da ich hier einfach die verschiedenen Dokumente zu einem Thema „durchblättern“ kann. Die Ordnerstruktur muss so sein, dass ein Dokument genau in nur einem Ordner abgelegt werden kann. Beginnen Sie bei der Benennung daher mit dem Allgemeinen und gehen Sie dann zum Spezifischen über.

Beispiel: Rechnungen > Anbieter > Muster GmbH > Jahr

Entrümpeln Sie Dateileichen!

Das ist aber eine ganz persönliche Meinung. Denn so wie ich (ok, ich mach´s nicht allzu regelmäßig ???? ) meine realen Ordner auch ab und an entrümple, mach ich das in meinem digitalen Büro auch.

In diesem zweiten Artikelteil der Serie „6 Möglichkeiten, um seine digitalen Arbeitsmaterialien richtig zu organisieren“ haben Sie erfahren, wie Sie Ihre „Lieblingswebseite“ auf verschiedenen Browsern als PDF abspeichern können und diese dann anschließend optimal auf Ihrem PC organisieren. Fangen Sie doch am besten jetzt an und probieren Sie das Abspeichern dieser Webseite gleich mal inklusive der Datei- und Ordnerstruktur aus!

Haben Sie noch andere Anregungen und Ideen, wie man Webseiten abspeichern kann oder sich digital organisiert? Ich freue mich auf Ihre Kommentare!

Schon mal was von Social Bookmarking gehört? Im nächsten Teil der Serie erfahren Sie, wie Sie dieses Tool nutzen können, um sich  digital effektiv zu organisieren!