Loslassen ist gar nicht so schwer – 7 Tipps für richtiges Delegieren

Liebe Führungskraft, haben Sie manchmal auch das Gefühl, viel zu viel zu tun zu haben? So viel, dass Ihnen Ihre Aufgaben über den Kopf wachsen und nichts fertig wird? Es könnte sein, dass es Ihnen schwer fehlt Aufgaben weg zu delegieren. Wissenswertes-blog hat heute die Ehre einen Gastbeitrag von HirnPuls® vorzustellen. Viel Spaß!

Zu welcher Gruppe zählen Sie? Sind Sie Führungskraft und haben ständig zu viel auf dem Schreibtisch? Aber wer soll die ganze Arbeit denn sonst machen? Schließlich können Sie diese ja am besten und schnellsten selbst erledigen. Das geht schief, wenn das jemand anderes macht.

Oder kennen Sie den ein oder anderen Übergeordneten, der immer über alles informiert sein muss und alles absegnen will? „Der ist so ein Mikromanager.“, flüstern Sie der Lieblingskollegin ins Ohr.

Egal auf welcher der beiden Seiten Sie stehen – Mikromanagement und die Angst loszulassen kann beruflich frustrieren. Als Führungskraft werden Sie schnell merken, dass Ihnen die Zeit fürs Wesentliche fehlt und sie täglich der Letzte sind, der das Büro verlässt. Arbeiten Sie mit einem Mikromanager, fühlen Sie sich wahrscheinlich nicht unbedingt motiviert und gefordert. Das Vertrauen fehlt einfach.

Erfahren Sie im folgenden Artikel, warum es einigen Managern so schwer fällt loszulassen und warum es so wichtig ist. Richtig delegieren – wie funktioniert das? Wir möchten Ihnen außerdem die sieben Ebenen der Delegation vorstellen.

Warum ist Delegieren so schwierig?

Wenn ich das nicht mache, halten mich meine Mitarbeiter für weniger kompetent.

  • Das kann kein anderer so gut wie ich.
  • Jemandem die Aufgabe zu erklären dauert länger als wenn ich sie selber erledige.
  • Wie behalte ich denn den Überblick, wenn ich das nicht selber mache?
  • Ich könnte die Kontrolle verlieren.

Richtiges Delegieren ist eine Kompetenz, die man erlernen kann – wenn man denn dazu bereit ist.

Mikromanagement vs. Freiheiten lassen

All diese Befürchtungen sollen also abgelegt und dem Mitarbeitern mehr vertraut werden. Puh – gar nicht so einfach für einen Manager. Grundlage ist immer eine gute Kommunikation zwischen der Führungskraft und den Angestellten, denn Aufgaben müssen erklärt, Rückfragen zugelassen und ein Feedback gegeben werden. Ohne Kommunikation geht es nicht!

Der Pfad zwischen „den Überblick behalten“ und „Mikromanagement“ ist schmal. Manager sollten Ihren Mitarbeitern vertrauen! Für ein längeres Projekt ist aber trotzdem wichtig zu wissen, in welchem Arbeitsschritt sich dieses gerade befindet. Nichts ist demotivierender als am Ende der Aufgabe festzustellen, dass man irgendwo auf dem Weg eine falsche Abbiegung genommen hat.

Richtig delegieren? Klick um zu Tweeten

Wie geht es richtig? So funktioniert Delegation!

Wird diese Reihenfolge beachtet, sollten das Abgeben einer Aufgabe und die zufriedenstellende Erledigung reibungslos funktionieren:

  1. Definition der Aufgabe
    Was muss erledigt werden und welche Kompetenzen werden zur Erreichung des Ziels benötigt?Um eine Arbeit richtig zu definieren und überhaupt festzustellen, ob diese im Moment delegiert werden kann, wird die SMART-Methode empfohlen.

    • Spezifisch – Was ist die Aufgabe konkret?
    • Messbar – Können die Ergebnisse qualitativ oder quantitativ gemessen werden?
    • Attraktiv – Wird der Angestellt die delegierte Aufgabe als herausfordernd und herausfordernd ansehen?
    • Realistisch – Ist das Erreichen des Ziels in der Zeit, die Sie vorgeben, realistisch?
    • Terminiert – Gibt es eine Deadline?
  2. Der richtige Mitarbeiter
    Wer kann die Aufgabe am besten erledigen? Wer hat bereits Vorkenntnisse oder vielleicht die gleiche Arbeit zuvor verrichtet?Unter Umständen kann es natürlich sein, dass keiner Ihrer Angestellten qualifiziert ist, um die Aufgabe korrekt auszuführen. In diesem Fall sollten Sie sich darüber Gedanken machen, welches Training Sie anbieten können oder ob vielleicht weitere Arbeitskräfte eingestellt werden müssen, die bereits Vorkenntnisse in den benötigten Bereichen haben. Eine gute Einarbeitung neuer Mitarbeiter und ein optimaler Wissensaustausch ist dann natürlich zum Erreichen Ihrer Ziele absolut notwendig.
  3. Infos & Dokumente
    Liegen alle Informationen und Dokumente vor und können dem beauftragtem Mitarbeiter weitergeleitet werden?
  4. Detaillierte Aufgabenstellung
    Nicht mit einer kurzen E-Mail oder einem Post-It, sondern in einem Gespräch sollten komplexe Aufgaben übermittelt werden. Nehmen Sie sich ruhig Zeit und setzen Sie sich mit dem Mitarbeiter hin, an den Sie die Arbeit delegieren möchten. Sie wollten doch eh gerade einen Kaffee trinken! Warum nicht mit Ihrem Mitarbeiter?Vor allem, wenn Sie lediglich eine Teilaufgabe delegieren, stellen Sie sicher, dass der Angestellte das Hintergrundwissen hat, das er benötigt.
  5. Anforderungen & Deadline
    Ihr Angestellter sollte zum Ende des Gesprächs wissen, was von ihm oder ihr verlangt wird und bis wann die Erledigung der Aufgabe erwartet wird.
  6. Rückfragen
    Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation aufrecht erhalten bleibt und der Mitarbeiter immer in der Lage ist, mit Rückfragen zu Ihnen zu kommen.
  7. Feedback
    Die Aufgabe ist erledigt, Sie haben die Ergebnisse vor sich. Was kann in Zukunft geändert oder besser gemacht werden? Mögen Sie etwas nicht, achten Sie darauf, dass Ihr Feedback konstruktiv bleibt. Die Motivation aller Beteiligten muss erhalten bleiben.

Mitarbeiterzufriedenheit kann davon abhängen, ob dem Angestellten vertraut und er mit der Erledigung herausfordernder Aufgaben beauftragt wird. Richtiges Delegieren ist für beide Seiten wichtig– der Führungskraft, dem nun sein Stressmanagement leichter fällt und dem Mitarbeiter, der sich motiviert einer Arbeit widmen kann und weiß, dass sein Manager ihm immer mit Rat und Tat zur Seite stehen wird.

Was sind Ihre Erfahrungen? Fällt es Ihnen schwer, Aufgaben abzugeben oder kennen Sie vielleicht den ein oder anderen Mikromanager? Lassen Sie es uns doch in den Kommentaren wissen!

Ein Kommentar

  • Milan M.

    14. April 2018

    Ein guter und ausgefeilter Bericht mit wirklich brauchbaren Tipps.
    Danke an der Stelle.
    VG
    Milan

    Reply

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